Jak legalnie rozliczyć sprzedaż złomu w firmie? karta przekazania odpadu (kpo) i obowiązki w systemie bdo.

Sprzedaż niepotrzebnych elementów stalowych, zużytych maszyn czy poprodukcyjnych ścinek to dla wielu firm świetny sposób na odzyskanie zamrożonej gotówki i uporządkowanie przestrzeni magazynowej.

O ile jednak osoba prywatna może po prostu spakować złom na przyczepkę, pojechać na skup i odebrać gotówkę do ręki, o tyle przedsiębiorca musi zmierzyć się z machiną biurokratyczną. Transakcja ta wymaga połączenia dwóch światów: księgowo-podatkowego (faktura VAT) oraz środowiskowego (ewidencja w systemie BDO). Brak odpowiednich dokumentów podczas kontroli może skutkować surowymi karami finansowymi nakładanymi zarówno przez Urząd Skarbowy, jak i Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ) – https://phulesta.pl/.

Szybkie fakty:

• Każdy firmowy złom to w świetle prawa odpad. Aby go legalnie przekazać na skup, firma (jako wytwórca odpadu) musi wygenerować Kartę Przekazania Odpadu (KPO) w elektronicznym systemie BDO.
• KPO wystawia się przed rozpoczęciem transportu złomu. System wygeneruje potwierdzenie, które kierowca musi mieć przy sobie (w formie papierowej lub na telefonie).
• Sprzedaż złomu przez firmę będącą płatnikiem VAT wymaga wystawienia standardowej faktury ze stawką 23%. Odwrotne obciążenie w tym przypadku już nie obowiązuje.
• Jeśli wartość faktury za złom przekracza 15 000 zł brutto, transakcja musi zostać opłacona z użyciem mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

System bdo – pierwszy krok przed wyjazdem na skup

Baza Danych o Odpadach (BDO) to elektroniczny system monitorujący obieg odpadów w Polsce. Jeśli Twoja firma w toku swojej działalności generuje odpady inne niż komunalne (takie jak odpady biurowe zrównane z domowymi), ma obowiązek wpisu do rejestru. Złom metalowy klasyfikuje się pod konkretnymi kodami (np. 17 04 05 dla żelaza i stali z budów, 16 01 17 dla metali żelaznych z demontażu).

Zanim załadujesz auto i ruszysz na złomowisko, musisz zalogować się do systemu BDO i utworzyć planowaną Kartę Przekazania Odpadu. Wpisujesz tam przewidywaną wagę ładunku, dane transportującego oraz dane skupu (który w systemie figuruje jako przejmujący odpad). Bez aktywnej KPO legalnie działający skup po prostu nie wpuści Cię na wagę i odmówi przyjęcia materiału.

Rozliczenie księgowe – jak wystawić fakturę za złom?

W przeszłości obrót złomem wiązał się z tzw. odwrotnym obciążeniem (gdzie to nabywca rozliczał VAT). Obecnie zasady te uległy ujednoliceniu. Jeśli Twoja firma jest czynnym podatnikiem VAT, sprzedaż złomu na rzecz skupu dokumentujesz standardową fakturą z 23-procentową stawką podatku VAT.

Ważnym elementem jest tzw. załącznik nr 15 do ustawy o VAT, w którym znajduje się obrót złomem i surowcami wtórnymi. Oznacza to, że jeśli wartość transakcji przekroczy próg 15 000 zł brutto, na fakturze bezwzględnie musi pojawić się adnotacja “mechanizm podzielonej płatności” (MPP). Wtedy skup zapłaci kwotę netto na Twój rachunek bieżący, a kwotę VAT na specjalne subkonto VAT. Kwota netto ze sprzedaży złomu stanowi oczywiście standardowy przychód firmy, podlegający opodatkowaniu PIT lub CIT, w zależności od formy prowadzonej działalności.

Często zadawane pytania (faq)

Co w przypadku, gdy waga na skupie pokaże inną wartość niż wpisałem w systemie bdo?

To bardzo powszechna sytuacja, rzadko kiedy udaje się co do kilograma oszacować wagę złomu na własnym placu. Wystawiając KPO, podajesz wagę orientacyjną. Gdy dojedziesz na skup, pracownik wagi precyzyjnie zważy ładunek i w systemie BDO (jako przejmujący) wpisze rzeczywistą masę przyjętego odpadu. Na podstawie tej ostatecznej wagi wystawiasz później fakturę VAT.

Czy mogę sprzedać stary firmowy sprzęt na złom jako osoba prywatna, by uniknąć bdo?

Z prawnego i księgowego punktu widzenia jest to nielegalne i bardzo ryzykowne. Jeśli sprzęt, maszyna lub regały były ujęte w ewidencji środków trwałych firmy (lub wrzucone w koszty prowadzenia działalności), muszą zostać oficjalnie zlikwidowane w ramach przedsiębiorstwa. Sprzedaż firmowego majątku “na lewo” jako osoba prywatna traktowana jest przez Urząd Skarbowy jako ukrywanie dochodów.

Jakie są najpopularniejsze kody bdo przy sprzedaży złomu?

Najczęściej stosowane kody dla typowego złomu stalowego to: 17 04 05 (Odpady żelaza i stali pochodzące z budowy, remontów i demontażu obiektów budowlanych), 16 01 17 (Metale żelazne pochodzące z demontażu pojazdów i maszyn) oraz 12 01 01 (Odpady z toczenia i piłowania żelaza oraz jego stopów – tzw. wióry poprodukcyjne).

Moja firma to jednoosobowe biuro informatyczne. wymieniłem stare rurki w biurze. czy muszę mieć bdo, żeby oddać je na skup?

Nie zawsze. Istnieją rozporządzenia zwalniające wytwórców niewielkich ilości odpadów z obowiązku ewidencji (tzw. limity zwolnień). Zgodnie z przepisami, w przypadku odpadów żelaza i stali (kod 17 04 05) próg zwolnienia wynosi do 5 ton rocznie. W takich marginalnych przypadkach można przekazać odpad bez wpisu do BDO, jednak warto to wcześniej skonsultować ze swoim biurem rachunkowym lub konkretnym skupem, który może mieć własne wytyczne.

Kto ponosi koszty transportu w rozliczeniu księgowym?

Kwestia transportu zależy od umowy między Tobą a skupem. Jeśli skup wysyła po złom swój kontener, koszty transportu są zazwyczaj odliczane od ostatecznej ceny za kilogram surowca podanej na fakturze. W systemie BDO w takiej sytuacji to skup (lub wynajęta przez niego firma logistyczna) widnieje w zakładce “Transportujący odpad”.

Źródła

• Oficjalny portal i baza wiedzy systemu Baza Danych o Odpadach (BDO): bdo.mos.gov.pl
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. z 2013 r. poz. 21 ze zm.).
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (szczególnie Załącznik nr 15 dotyczący mechanizmu podzielonej płatności).